För att er förening ska kunna skicka in aktivitetsdata från externt system måste ni kontakta bidragshandläggare vid er kommun, och ange system och förenings-ID i det externa systemet. I olika kommuner är olika externa system tillgängliga.
Alla förändringar i inskickad data måste ske i det externa systemet. Ändringar och raderingar görs alltså i det system där sammankomsterna skapades, och skickas därefter till APN. Om ni ska gå över från ett system till ett annat är det därför viktigt att ni är klar med den tidigare rapporteringen innan ni byter, då en förening endast kan vara kopplad till ett system åt gången.
Om er förening ska använda ett externt system måste ni själva vara medvetna om hur det externa systemet fungerar: Vissa system levererar data automatiskt (en gång per dag eller efter förändring), andra semi-automatiskt (krävs en aktiv handling i systemet för att skicka över data).
När data har kommit in till APN behandlas det i två steg:
- En översiktlig kontroll över inkommen data. Om något i detta steg går fel, refuseras importen, och felmeddelande sänds till det externa systemet.
- Regelkontroll av den inkomna datan.
Importera aktivitetsdata från Riksidrottsförbundet (RF)/Idrottonline
Om ni i er kommun har möjlighet att importera data från Idrottonline görs uppladdningen manuellt, genom att från Idrottonline ladda ner en XML-fil. Därefter kan en föreningsadministratörer ladda upp filerna i APN på följande sätt:
- Välj menyval [Importera fil].
- Tryck på knappen [Välj fil]. Leta därefter upp den xml-fil som laddades hem från RF och tryck [Öppna].
- Skicka in filen genom att klicka på [Skicka].
När uppladdningen har genomförts återfås "Resultat: Lyckades" eller "Resultat: Misslyckades" tillsammans med information om vad som skett vid både lyckad och misslyckad inläsning. Denna information försvinner om ni navigerar vidare.
Observera att uppladdad data blir synlig i APN först då den har kontrollerats mot regelverket. Detta sker automatiskt några gånger per timme, och tar olika lång tid beroende på systemets belastning.
- Resultat: Misslyckades
- Föreningen har x sammankomster kvar i importkön. Filen läses inte in.
Felet uppstår om föreningen just har läst in en fil. Nästa fil kan laddas upp när den föregående har bearbetas klart. Bearbetning sker ett antal gånger per timme.