Handbok för ekonomiregistrerare i Proceedo

Proceedo är ett molnbaserat system för beställningar och elektronisk fakturahantering.

Denna handbok riktar sig till dig som är ekonomiregistrerare och beskriver de aktiviteter som du ansvarar för i Proceedo. 

Ekonomiregistreraren har bland annat som uppgift att utföra kontroll/justering av konteringen för beställningar samt utföra kontering av fakturor. 

Ekonomiregistreraren (illustreras här i form av en miniräknare) finns normalt med i både beställnings- och fakturaflödet:

Beställningsflödet*:

Fakturaflödet:

Fyra personer/roller är inblandade i flödena:

• Beställaren (enbart i beställningsflödet) skapar en varukorg och lägger in kostnadsställe och projekt på beställningen.
• Ekonomiregistreraren kontrollerar och justerar konteringen i beställningsflödet samt konterar fakturorna i fakturaflödet.
• Attestanten attesterar beställningarna och fakturorna i respektive flöde. Efter attest av en beställning skickas en order till leverantören och efter attest av en faktura skickas betalningen till banken.
• Beställaren (enbart i beställningsflödet) leveranskvitterar när varan/varorna kommit eller tjänsten är utförd
• Fakturagranskaren (enbart i fakturaflödet) är den som utfört beställningen och kontrollerar att fakturan stämmer överens med order, leverans och pris samt anger kostnadsställe, projekt och vad köpet avser.**

* Beställningar som endast innehåller artiklar som är kontorsmaterial och städprodukter kommer i vissa fall gå direkt för sluttattest vid beställning. D.v.s. de går inte via en ekonomiregistrerare.

** Om beställningen har gjorts i Proceedo är kostnaden redan konterad och attesterad. När fakturan kommer går den därför direkt till betalning, förutsatt att leveranskvittens är gjord och fakturan stämmer överens med beställning, pris och leverans. I dessa fall kommer beställaren aldrig att ta emot och granska fakturan för inköpet. Om förutsättningarna för direktbetalning inte är uppfyllda går fakturan ut till beställaren för granskning.