Elektronisk dokumentation i huvudboken

Elektronisk dokumentation i huvudboken

Bilagor och underlag till verifikationer ska sparas i något av följande filformat:

  • PDF - Excel- och Worddokument samt e-post kan sparas som PDF. Papper kan skannas till PDF.

  • PNG - t ex från skärmklippverktyget

 

Dokument som innehåller besäkningar bör också sparas ned i Excelformat, om det behövs för att förstå underlaget (formler etc). Excel får dock aldrig vara det enda arkivformatet utan det måste även vara i PDF eller PNG.

 

Flera dokument kan bifogas till ett verifikat, det finns dock en storleksgräns på 10 000 KB (strax under 10 Mb).

 

Dokumenten kan bifogas vid pågående manuell verifikationsregistrering eller läggas till i efterhand från frågebilden Fråga verifikation.

 

 

Bifoga dokument i efterhand via Fråga verifikation

1. Sök fram verifikationen i Fråga Verifikation, ställ markören på en av transaktionsraderna och klicka på dokumentsymbolen.

 

 

2. Markera mappen "Huvudbokstransaktion" och klicka på Lägg till …

(Kontakta ekonomisystem@slu.se om inget händer när du klickar på Lägg till...)

 

3. Bläddra …



 

4. Peka ut filen på din dator (se guiden Spara en rapport eller utsökning i UBW till den egna datorn för information om hur du hittar din hemkatalog från UBW)

 

OBS du måste ha stängt ner filen. UBW kan inte ladda upp en fil som är öppen på datorn.

 

Flera dokument kan läggas till samtidigt genom att de markeras (Ctrl+klick).

 

5. Klicka sedan på Open.

 

 

6. Spara



 

7. Stäng ner

 

 

 

Bifoga dokument vid pågående verifikationsregistrering

 Klicka på dokumentsymbolen:



 

Gå till Huvudbokstransaktion och välj Lägg till befintligt dokument:


(Kontakta ekonomisystem@slu.se om inget händer när du klickar på Lägg till befintligt dokument)

 

Sök sedan fram ditt dokument och bifoga på samma sätt som beskrivs i avsnittet om att bifoga dokument från Fråga verifikation.

 

Öppna ett bifogat dokument

Sök fram verifikationen i Fråga verifikation, ställ markören på en av transaktionsraden och klicka på dokumentsymbolen.

 

 

 

I exemplet finns två bilagor. Öppna dokumenten genom att dubbelklicka på vart och ett av dem.

 

 

Redigera i ett bifogat dokument

Det krävs en behörighet för att redigera i bifogade dokument. Kontakta Redovisningsenheten om ni behöver hjälp att redigera bifogade dokument. Redovisning@slu.se  

 

 

Ta bort ett bifogat dokument

Det krävs en behörighet för att radera bifogade dokument. Kontakta Redovisningsenheten om ni behöver hjälp att radera bifogade dokument. Redovisning@slu.se      

 

Om inget händer när du klickar på Lägg till befintligt dokument

Vissa användare har haft problem med knappen för Lägg till dokument är "stum", inget händer när man klickar på den. Kontakta ekonomisystem@slu.se för att få felet åtgärdat om det inte händer någonting när du klickar på Lägg till befintligt dokument.

Was this guide helpful to you?