Verifikationsregistrering via Excelerator inläsning

Om du har en kontering som innehåller många rader eller en transaktion som upprepas månadsvis är det ofta enklare att använda Excel för registrering och bokföring. Nedan finns en steg-för-steginstruktion.

 

Behörighet att utföra bokföringen

Alla med behörighet att registrera huvudboksverifikationer har också behörighet att utföra Excelbokföringen.

 

Första gången

Du behöver en tilläggskomponent för som heter Unit4 Excelerator installerad på din dator.

Instruktion för hur du installerar denna finns på medarbetarwebben under Stöd & service / Administrativt stöd / Ekonomi / Ekonomisystemen / Ekonomisystemet UBW. Klicka på den expanderbara menyn Unit4 Excelerator.

 

En särskild Excelmall måste användas

För att bokföringen ska fungera måste du använda en särskild Excelmall. Arbetsboken innehåller en flik med instruktioner och en flik där verifikationsrader registreras och bokförs in till UBW.  Därutöver finns två dolda flikar som inte ska ändras eftersom de innehåller kommandon för att UBW ska kunna utföra registreringen.

Excelmallen finns på medarbetarwebben under Stöd & service / Administrativt stöd / Ekonomi / Blanketter. Se under rubrik 1. Registrering i UBW (Unit4 Business World).

 

Utför verifikationsregistreringen

Se till att du befinner dig i den särskilda Excelmall som måste användas vid registreringen. Se ovan.

Steg 1: Logga in

Gå till menyn Unit4 Excelerator och välj Inloggning.

Tryck därefter på knappen Inloggning



Inloggningen sker via ditt AD-konto och du behöver därför inte fylla i några särskilda inloggningsuppgifter.

 

Steg 2: Ladda period (ej längre tillämpligt)

Detta steg ska inte längre utföras. Om din fil innehåller en flik som heter Ladda period har du en gammal version av filen. Ladda ner den senaste versionen av filen på medarbetarwebben Stöd & service / Administrativt stöd / Ekonomi / Blanketter. Se under rubrik 1. Registrering i UBW (Unit4 Business World)..

 

Steg 3: Registrera dina verifikationsrader

Gå till fliken Verifikation.

  1. Fyll i perioden och din användarkod:


  2. Kontrollera att första blanka bokföringsraden har nummer 1 så att inga transaktionsrader ligger kvar från tidigare bokföring.
    Bokforingsrad nr 1.jpg

  3. Fyll i bokföringsraderna genom att manuellt registrera eller klipp och klistra från annat underlag.

    Tänk på att kreditbelopp ska registreras med minustecken precis som vid manuell verifikationsregistrering.

Debet/Kreditkontroll

När du skrivit in dina rader ska debet/kreditkontrollen visa noll på samtliga rader. Visar den rött och med ett belopp innebär det att verifikationen inte balanserar.

Rad 1 kontrollerar om 9-konton balanserar

Rad 2 kontrollerar om motpart 5* balanserar

Rad 3 kontrollerar om hela verifikationen balanserar

Korrigera raderna så att debet/kreditkontrollen visar noll

 

 

Steg 4: Bokför

Se till att du står i fliken Unit4 Excelerator och välj Bokför -> Aktivt blad

Om allt gått bra får du en bekräftelse som bl a säger hur många rader som lästs in till UBW och vilket rapportnummer du fått.

Inlasningsbekraftelse Jenny.jpg

 

Steg 5: Kontrollera verifikationen i UBW


Kontrollera att att ingenting har gått fel vid inläsningen och att det har blivit ett verifikationsnummer 

Öppna UBW och gå till Underhåll av beställda rapporter:



Där finns nu en rapportbeställning med ditt användarnamn och ordernumret från bilden ovan.

Dubbelklicka på raden för att få upp rapporten.

Kontrollera att:

  1. listan har rubriken AVRÄKNINGSLISTA BATCH-INPUT och att

  2. du fått ett verifikationsnummer. Verifikationsnummerserien är 35XXXX, vilken är gemensam för hela SLU. Verifikationen kommer alltså inte att få ett nummer inom institutionens egen serie.

Avrakningslista 2.jpg

 

Om det inte står AVRÄKNINGSLISTA BATCH-INPUT eller finns ett verifikationsnummer har något gått fel. Se avsnittet Möjliga fel nedan.

 

Kontrollera att bokföringen blev korrekt

Efter några minuter blir huvudboken uppdaterad och verifikationen blir sökbar. Utför då ytterligare kontroller för att säkerställa att bokföringen blivit korrekt, t.ex. genom en "Fråga verifikation" med summering på konteringsdimensioner. Kontrollera särskilt att det inte har blivit bokfört på felkontot, konto 2695.

 

 

 

Steg 6: Spara underlag till verifikationen

Verifikationen ska inte skrivas ut på papper. Bilagor och underlag till verifikationen ska sparas i UBW:s dokumentarkiv, se guiden Elektronisk dokumentation i huvudboken.

Se också ekonomihandbokens kapitel 4, avsnitt 4.6.5, om underlag till verifikat.

 

 

Möjliga fel

Om ingen verifikation har skapats har något blivit fel. Istället för att det står AVRÄKNINGSLISTA BATCH-INPUT i rapporten står det istället Fellista BATCH-INPUT. Nedan listas vanliga fel och åtgärder för att lösa felen.

Du har knappat fel eller använt ogiltiga koder

Fellista fel objekt.jpg 

 

Stjärnorna markerar vilket fält som är fel. I det här fallet är KST felknappat, det existerar inte som ett giltigt KST i UBW:s register. Projektet markeras också som felaktigt, men detta är ett följdfel och beror på att UBW kollar att projektet tillhör det KST som anges i fältet innan.

Åtgärd: Gå tillbaka till Excelarket, korrigera KST och bokför (steg 4 och 5) på nytt.

 

Du har valt en stängd eller parkerad period.

Fellista stangd period.jpg

 

Åtgärd: Gå tillbaka till Excelarket, korrigera period och bokför (steg 4 och 5) på nytt.

 

Du har valt ett konto som inte är tillgängligt för institutionsanvändare

Fellista behorghet saknas.jpg 

 

Åtgärd: Skicka filen till ekonomiavdelning för inläsning, se rutin i ekonomihandbokens kapitel 4, avsnitt 4.6.5.

 

Du får meddelandet att du laddat fel blad

LaddatBlad.png

Meddelandet dyker upp om du tryckt på Ladda -> Aktivt blad/Alla blad i stället för Bokför. När du laddar fliken Verifikation kommer de rader du lagt in värden på att döljas, men de finns fortfarande kvar i filen. Du kan se att det saknas rader efter rad 15, och du ser att raderna i verifikationen inte börjar med 1. Om du bokför ett blad med dolda rader kommer de dolda raderna också att bokföras även fast de inte syns.

Åtgärd: Du kan plocka fram de dolda raderna genom att tömma bladet. Gå till menyn TILLÄGG (ADD-INS). Klicka på UBW Excelerator och välj Töm aktivt blad när du står i fliken Verifikation. Dina transaktionsrader kommer då fram så att du kan granska dem innan bokföring och spara rättvisande underlag.

Was this guide helpful to you?