Välkommen!

Du har blivit tilldelad den administrativa rollen övergripande ekonom och detta välkomstpaket är framtaget särskilt för dig! Syftet är att ge dig en introduktion i vilka arbetsuppgifter som ingår i rollen och var du hittar information och verktyg för att kunna utföra dessa.

Det är obligatoriskt att gå igenom alla delar i välkomstpaketet innan du börjar arbeta i de ekonomiadministrativa systemen. Du kommer att bli inbjuden till utbildningen Ny övergripande ekonom, projektekonom och beslutsstöd som hålls högst två gånger per år. Utbildningen är obligatorisk.

Välkommen!

Administrativa roller

År 2011 införde SLU Administrativa roller. Syftet med administrativa roller är att tydliggöra ansvar och kompetenskrav knutna till administrativa processer. Det möjliggör också att rätt stöd kan riktas till rätt person och att personen vet vad som förväntas.

En administrativ roll är en samling likartade administrativa arbetsuppgifter som ska utföras för varje institutions/motsvarandes räkning. I den följande texten kommer det bara stå institution, men gäller även för motsvarande organisation om inget annat anges.

Till varje administrativ roll finns kompetenskrav definierade. En administrativ roll är inte en arbetsbeskrivning eller befattning. En person kan inneha flera administrativa roller och det är möjligt att antingen ha hela eller delar av en administrativ roll.

Övergripande ekonomrollen

Övergripande ekonomrollen kräver ekonomikunskaper i form av en ekonomirelaterad högskoleutbildning eller likvärdig kompetens. Rollen:

• är det huvudsakliga stödet till institutionen i frågor som rör ekonomiadministration.
  
  
• samordnar och kvalitetssäkrar ekonomiarbetet vid institutionen.
  
  
• stödjer Beslutsstödsrollen med sin ekonomikompetens och genom att ta fram nödvändigt underlag.
  
  

Beskrivning av alla roller finns på medarbetarwebben under Organisation & styrning / administrativa roller och projekt / De administrativa rollerna.

Kompetenskrav och arbetsuppgifter för övergripande ekonomrollen är (presenteras i annan ordning än i officiella rollbeskrivningen):

Kompetenskrav

• Ekonomirelaterad högskoleutbildning eller likvärdig kompetens
  
  
• Kunskaper i engelska
  
  
• Kunskaper i SLU:s redovisningsmodell och kalkyleringsmodell
  
  
• Kunskaper i budgetverktyget
  
  
• Kunskaper i UBW (Unit4 Business World)
  
  
• Kunskaper i Proceedo

Arbetsuppgifter

• Kvalitetssäkra redovisning (har regler följts, är siffrorna rimliga) 
  
  
• Säkerställa rutiner för övrigt ekonomiarbete 
  
  
• Genomföra månadsavstämningar (kan även utföras av Ekonomiregistreringsrollen) 
  
  
• Granska lönekonteringar
  
  
• Ta fram objektsplan (kostnadsställe, projekt, fritt fält) för institutionen i samråd med överliggande nivåer
  
  
• Lägga upp fritt fält (kan även utföras av Ekonomiregistreringsrollen)
  
  
• Stöd vid ekonomisk uppföljning (t.ex. ta fram relevanta rapporter)
  
  
• Ta ut rapporter vid förfrågan (kan även utföras av Ekonomiregistreringsrollen)
  
  
• Samordna institutionens bokslutsarbete enligt ekonomiavdelningens anvisningar 
  
  
• Kvalitetssäkra bokslut
  
  
• Analysera och kommentera bokslut
  
  
• Upprätta bokslutsspecifikationer vid årsbokslut (kan även utföras av Ekonomiregistreringsrollen)
  
  
• Följa upp av HST/HPR-ersättningar
  
  
• Informera den centrala processen/funktionen om förfallna kundfordringar som inte ska gå till inkasso
  
  
• Sammanställa årlig projektöversyn för institutionen 
  
  
• Kommunicera med den centrala processen/funktionen kring ekonomifrågor
  
  
• Rapportera fel och förbättringsförslag till den centrala processen/funktionen

Nedan följer översiktliga beskrivningar av kompetenskraven och arbetsuppgifterna. Det finns också länkar till utförligare information. Om inget annat anges pekar länkarna på en underliggande webbsida till medarbetarwebben / Stöd & service / Administrativt stöd / Ekonomi. Ibland hänvisas det till e-guider. En e-guide består av olika steg och när du klickar på ett av stegen spelas det upp en kort film.  

Kompetenskrav

Kompetenskraven består både av kunskaper du bör ha införskaffat innan din anställning på SLU och kunskaper du bara kan erhålla efter din anställning har börjat.

För att du ska införskaffa de SLU-specifika kompetenserna tillhandahåller ekonomiavdelningen handböcker, manualer, e-guider och utbildningar.

Ekonomirelaterad högskoleutbildning eller likvärdig kompetens samt kunskaper i engelska

Dessa kompetenskrav har du troligtvis uppnått innan du började din anställning på SLU. Prefekten för din institution ansvarar för eventuell vidareutbildning.

Kunskaper i SLU:s redovisningsmodell och kalkyleringsmodell

Ekonomihandboken är det verktyg som finns för att inhämta dessa kunskaper. Läs gärna igenom hela ekonomihandboken, men följande kapitel är obligatoriska att läsa:

I utbildningen Ny övergripande ekonom, projektekonom och beslutsstöd får du bland annat lära dig mer om redovisningsmodellen. Se avsnittet Administrativ utbildning nedan.

Kunskaper i budgetverktyget

Från och med hösten 2017 använder SLU UBW som budgetverktyg.

Institutionerna upprättar sin budget i oktober och november varje år. Inför budgetarbetet anordnar planeringsavdelningen en budgetutbildning.

Du kan läsa mer om budget på medarbetarwebben / Stöd & service / Administrativt stöd / Ekonomi /  Budget och finansiering / Budgetering.

Kunskaper i UBW (Unit4 Business World)

UBW är SLU:s ekonomisystem. Information om hur du arbetar i UBW finns i UBW:s e-guider. Vissa av e-guiderna är sammanställda till en handbok:

Handbok i UBW för övergripande ekonomer och projektekonomer.

Om du hellre vill titta på e-guiderna en och en så finner du dessa bland UBW:s e-guider.

Det är obligatoriskt att gå igenom guiderna innan du börjar använda dig av UBW.

I utbildningen Ny övergripande ekonom, projektekonom och beslutsstöd får du bland annat lära dig mer om UBW. Se avsnittet Administrativ utbildning nedan.

Kunskaper i Proceedo fakturahantering

Proceedo är SLU:s system för att utföra elektroniska beställningar och hantera leverantörsfakturor. I fakturadelen sker kontroll av att fakturan stämmer med överenskommet pris/leverans, kontering av kostnaden samt attest av utbetalningen. 

En faktura i Proceedo ska behandlas av en:

• fakturagranskare,
  
  
• ekonomiregistrerare och
  
  
• slutattestant.
  
  

Fakturagranskaren är beställaren av varan/tjänsten och är den som godkänner att fakturan stämmer med överenskommet pris och leverans.

Ekonomiregistreraren utför konteringen och slutattestanten är ekonomiskt ansvarig för utbetalningen.

Det är enbart ekonomiregistreraren som utför kontering av fakturor.  Som övergripande ekonom kommer du därmed bara att använda dig av Proceedo i rollen som fakturagranskare. 

Läs i ekonomihandbokens kapitel 8, avsnitt 8.1 om beställnings- och inköpsrutinen på SLU samt avsnitt 8.3 om ansvaret för fakturagranskare, konterare och slutattestanter i Proceedo.

Det finns en handbok för fakturagranskare som beskriver hur man hanterar fakturor i Proceedo. Det är obligatoriskt att gå igenom denna:

Handbok för fakturagranskare i Proceedo

Du hittar också handboken m.m. på medarbetarwebbens sida Handböcker och e-guider Proceedo.

Arbetsuppgifter

Kvalitetssäkra redovisning (har regler följts, är siffrorna rimliga)

Redovisningen på din institution är en del av SLU:s totala redovisning.

Eftersom SLU är en statlig myndighet är redovisningen även en del av statens totala redovisning. Den rapporteras vidare i sin tur till EU och statistiska instanser. Den statliga redovisningen ligger även till grund för framtida beslut om landets styrning.

Redovisningen på din institution är därför en del av en stor helhet och det är viktigt att den är kvalitetssäkrad och följer regler och förordningar. Redovisningen ska ske enligt god redovisningssed. Se ekonomihandboken kapitel 4, avsnitt 4.1 (obligatoriskt).

Ekonomihandboken är ditt främsta verktyg för att säkerställa att er redovisning lever upp till SLU:s bestämmelser. Den information du är tvungen att ha kunskap om finns i de kapitel som är listade ovan i avsnittet Kunskaper i SLU:s redovisningsmodell och kalkyleringsmodell. Ett annat kapitel som är bra att gå igenom är kapitel 2 Ekonomiadministrativa regelverk.

Redovisningen ska stämmas av inför varje periodstängning. Jämför mot budget så att siffrorna är rimliga och gör uppföljning efter periodstängning med hjälp av de rapporter som finns.

Mer information följer senare i välkomstpaketet.

Säkerställa rutiner för övrigt ekonomiarbete

Institutionens ekonomiarbete utförs av en Övergripande ekonom och en eller flera innehavare av rollen Ekonomiregistrerare. Vissa arbetsuppgifter kan skötas av båda rollerna, men till största delen har de olika arbetsuppgifter och ansvarsområden.

En institution med projekt med kontrakt kan även inneha en person med rollen Projektekonom.

Det är viktigt att löpande ekonomiarbete sköts i rätt tid och att det finns rutiner för att hantera löpande arbetsuppgifter och oväntade händelser. Det är din uppgift som Övergripande ekonom att se till att planeringen fungerar och att rutiner upprättas och underhålls för samtliga av dessa rollers arbetsuppgifter. Av den anledningen kan det också vara bra att känna till regelverket kring anläggningar och inventarier som är speciellt inom staten. Bland annat vid försäljning av anläggningstillgångar och vad som ska vara bokfört i anläggningsregistret. Se ekonomihandboken kapitel 9.

Momskonteringen är också lite speciell inom staten, se ekonomihandboken avsnitt 10.1, kapitel 10 (obligatoriskt, resterande del av kapitel 10 är även rekommenderat att läsa).

Det är Ekonomiregistreraren som konterar fakturor i Proceedo. Övergripande ekonomen ska dock känna till kontering för att kunna handleda. Läs ekonomihandbokens kapitel 8, avsnitt 8.3.2 och 8.4-8.8 för att få förståelse för Ekonomiregistrerarens arbetsuppgifter i Proceedo.

Genomföra månadsavstämningar

SLU:s redovisning ska löpande vara rättvisande så att uppföljningsrapporterna visar korrekt utfall och beslut kan tas på rätt grunder. Avstämningar skall därför göras i god tid innan UBW stängs för innevarande period.

En checklista för månadsavstämningar finns på sidan Blanketter under Bokslut/månadsavstämning.

I Kalender för periodstängning och datum för uppföljning finns information om vilket datum en period stängs.  

Läs mer om månadsavstämningar i ekonomihandbokens kapitel 12, avsnitt 12.1 (obligatoriskt).

Granska lönekonteringar

Du kan granska lönekonteringar genom uppföljning i huvudboken.

Personnummer finns i objektplanens dimension 5 (Dim5) och genom att ange Text vid sökningen så får du fram namn på personen:

Gör uppföljning mot budget så att personerna är konterade mot rätt kostnadsställe och rätt projekt/redovisningsområde. Kontrollera att det är rätt person som får lön och åtgärda felkonterade löner på projekt 9805.

Granskningarna är en del av månadsavstämningarna och finns i den tillhörande checklistan.

Om lönekonteringen måste ändras ska detta göras i personalsystemet Primula. Ändringen kan göras av den person på din institution som innehar den administrativa rollen Personalregistrerare.

Ta fram objektplan (kostnadsställe, projekt, fritt fält) för institutionen i samråd med överliggande nivåer 

En institutions objektplan ska bestå av:

• Kostnadsställe,
  
  
• Projekt och ev.
  
  
• Fritt fält
  
  

Strukturen på din institutions objektplan ska stämma med de interna regelverk som finns uppsatta.

Vänd dig till ekonomiavdelningen om du vill diskutera er objektplan eller hur strukturen på ett enskilt objekt ska se ut.

Kostnadsställe

Kostnadsställen måste spegla er organisation. Kodstrukturen skiljer sig åt beroende på om er institution innehåller avdelningar eller inte. Läs mer i ekonomihandboken kapitel 4, avsnitt 4.3.2.

Kostnadsställena ska vara lika över tid, tills omorganisation ska ske, forskargrupper tillkommer, och så vidare. Omorganisation bör endast ske vid helår och kontakt ska tas med ekonomiavdelningen minst ett halvår innan. Vid omorganisation, se ekonomihandboken kapitel 3, avsnitt 3.4.

Mejla ekonomisystem@slu.se när du vill ha ett nytt kostnadsställe upplagt.

Projekt

Projektkoderna används för att ge ytterligare en dimension i konteringssträngen men ska samtidigt visa vad det är för typ av uppdrag och finansiering.

SLU har i regleringsbrevet uppdrag att utföra:

• Utbildning på grund- och avancerad nivå,
• Forskning och forskarutbildning samt
• Fortlöpande miljöanalys.
  
  

Verksamheterna måste särredovisas och är klassat som varsitt redovisningsområde.

SLU får sin finansiering genom:

• anslag,
• bidrag och
• uppdrag.
  
  

Även detta måste kunna redovisas.

Projektkoderna är därför strukturerade så att de första positionerna i kodsträngen talar om vad det är för redovisningsområde och finansieringstyp.

Det finns en projektkodsförteckning där du kan se strukturen över projekten. Du hittar denna i ekonomihandboken kapitel 4.

Inom ramen för strukturen i projektkodsförteckningen bestämmer institutionerna själva koden för nya projekt. Undantagna är projekt med kontrakt som läggs upp i löpnummerordning av ekonomiavdelningen.

Läs mer om projekt i ekonomihandboken kapitel 4, avsnitt 4.3.2 och kapitel 5 (obligatoriskt).

Fritt fält

Fria fält ska endast användas i de fall det inte räcker med konto, kostnadsställe och projekt för att få en tillfredsställande uppföljning.

Se nedan för mer information om fritt fält.

Söka efter objekt i UBW

Du kan söka efter objekt i UBW. Nedanstående e-guider visar hur du gör:

Sök efter objekt / dimensioner

Söka fram projekt i UBW:s projektmodul

Lägga upp fritt fält

Till skillnad från de andra objekten administreras fria fält av institutionerna själva. Här finns möjlighet att utforma en egen uppföljning, men bara om inte uppgifterna redan finns i något av de andra fälten.

Eftersom det aldrig är tvingande att ange Fritt fält vid bokföring finns det risk för inkonsekvent användning och att uppföljningen därmed blir missvisande. Ekonomiavdelningen rekommenderar därför att fria fält används i sådan liten utsträckning som möjligt.

Fria fält ska alltid börja på institutionens tre siffror + max 5 positioner till. Nedanstående e-guide visar hur man söker upp befintliga fria fält och hur man lägger upp ett nytt fritt fält.

Lägga upp Fritt fält i UBW

Stöd vid ekonomisk uppföljning (t.ex. ta fram relevanta rapporter)

Beslutsstödsrollen är ett stöd till prefekten/motsvarande i frågor som rör planering och uppföljning av verksamheten på institutionen/motsvarande. Rollen Projektekonom ansvarar för uppföljning av enskilda projekt vid behov.

Som Övergripande ekonom kan du behöva bistå Beslutsstödet och Projektekonomen i deras arbete, till exempel genom att ta fram rapporter som visar resultat- och balansräkning eller fördjupa dig i transaktionerna i huvudboken. Du kan även behöva lämna information till andra intressenter. Se nedan för mer information om rapporter.

Kapitalet som uppstått på institutionen föregående år ska disponeras genom särskild ordning i april i samarbete med institutionens prefekt. Se ekonomihandbokens kapitel 12, avsnitt 12.7 (obligatoriskt).

Ta ut rapporter vid förfrågan

Uppföljningsrapporter finns i mappen Rapporter i UBW:s modul Egen meny:

Kapitel 17.1 i ekonomihandboken beskriver de olika rapporterna, vad som ska anges vid beställningen och vad de visar för resultat. Nedanstående e-guide visar hur man utför själva rapportbeställningen och ger ett exempel på hur en rapport kan se ut:

Beställa uppföljningsrapporter

Samordna institutionens bokslutsarbete enligt ekonomienhetens anvisningar

Inför varje hel-, delårs- och kvartalsbokslut skickar ekonomiavdelningen ut ett tidschema för bokslutet. Dessa publiceras även på medarbetarwebben under Ekonomimeddelanden. Tidschemat innehåller information om vilka datum olika uppgifter ska utföras och vad man ska tänka på.

Som Övergripande ekonom är din uppgift att informera berörda parter och säkerställa att bokslutschemat följs och att arbetsuppgifter utförs.

Kvalitetssäkra bokslut

Kapitel 12, avsnitt 12.2 i ekonomihandboken beskriver bokslut inom en statlig myndighet. Detta är obligatoriskt att läsa.

I samband med bokslutet ska du följa checklistan för månadsavstämningar. Även andra bokslutspecifika kontroller ska göras, se ekonomihandboken kapitel 12, avsnitt 12.5 Avstämningar vid bokslut.

Tidpunkter för avstämningar finns i bokslutschemat.

Analysera och kommentera bokslut

Efter att bokföringen är avslutad ska du analysera bokslutet. UBW tillhandahåller en rad rapporter som hjälpmedel för din analys, se avsnitt "Ta ut rapporter vid förfrågan" ovan. Du ska även upprätta halvårs- eller bokslutskommentarer. Tidpunkter för kommentarer finns i bokslutschemat.

Upprätta bokslutsspecifikationer vid årsbokslut

Vid årsbokslutet måste ekonomiavdelningen ha underlag för varje händelse som utgör saldot på varje balanskonto. Vissa av dessa konton måste institutionerna upprätta specifikationer för om det finns något bokfört på dem. Se ekonomihandboken kapitel 12, avsnitt 12.5 för information om vilka konton som berörs av bokslutsspecifikationer.

Dokumentmallar som ska användas vid årsbokslut finns på sidan Blanketter under Bokslut/månadsavstämning

Följa upp av HST/HPR-ersättningar

Fakulteterna ges ett utbildningsuppdrag uttryckt i ett antal helårsstudenter (HST) som ska utföras under året samt ett därtill kopplat preliminärt ersättningsbelopp som kan utgå om uppdraget fullgörs. Hälften av fakultetens ersättning per student utgår när studenten registrerar sig på en kurs, HST, och resterande del när studenten blivit godkänd på kursen, HPR (helårsprestation).

Som Övergripande ekonom ska du kontrollera att institutionen har fått ersättning från fakulteten i enlighet med fakultetens principer för anslagsfördelning. Kontakta din fakultetsekonom för information om vad som gäller för din institution. Underlag för avstämningen hämtas från ledningsinformationssystemet LINS. Du hittar LINS via medarbetarwebbens startsida under Verktyg och system.

Informera den centrala processen/funktionen om förfallna kundfordringar som inte ska gå till inkasso

Om kundfordringar till externa kunder förfaller skickar SLU påminnelser. Betalar inte kunden trots påminnelser skickas ärendet till inkasso, undantaget statliga kunder.

Om du får kännedom om obetalda kundfakturor som inte ska skickas till inkasso ska du snarast kontakta ekonomiavdelningen och be att de flyttar fram förfallodatumet. Institutionen måste därefter utreda fakturan.

Läs mer i ekonomihandbokens avsnitt 7.2.3 och 7.3 i kapitel 7 (obligatoriskt).

Sammanställa årlig projektöversyn för institutionen

Projektöversynen är en rapport som visar institutionens uppdrags- och bidragsfinansierade projekt med kontrakt. Denna ska du ta fram och gå igenom en gång om året, gärna i samband med budgetarbetet.

Ekonomiavdelningen informerar i ett ekonomimeddelande om hur rapporten ska hanteras samt vid vilken tidpunkt och på vilket sätt rapporten ska vara ekonomiavdelningen till handa. Rapporten ska undertecknas av prefekt och skickas in till ekonomiavdelningen.

Projektöversynen används som specifikation till årsbokslutets periodiseringar av uppdrag och bidrag med kontrakt.

Läs mer om projektöversyn i ekonomihandboken kapitel 5, avsnitt 5.2.13.

Kommunicera med den centrala processen/funktionen kring ekonomifrågor

Kontakta ekonomiavdelningen när du har frågor om ekonomiadministration. Se Rådgivning nedan. 

Övergripande ekonomen är en viktig länk mellan institutionen i ekonomiadministrativa frågor.

Rapportera fel och förbättringsförslag till den centrala processen/funktionen

Om något verkar vara fel på central nivå, exempelvis i systemen eller i rapporter, ska du snarast kontakta ekonomiavdelningen så åtgärdas detta snarast möjligt. Vänd dig även till ekonomiavdelningen om du har förslag på förbättringar, så ser de över om det är möjligt att utföra. Se Rådgivning nedan.

Hjälp och stöd från ekonomiavdelningen

Ekonomiavdelningen ansvarar för processerna Utbetalningar, Inbetalningar, Finansiell redovisning samt Inköp och upphandling. Ett av uppdragen är att ge råd, information och utbildning.

Rådgivning

Du kan alltid vända dig till ekonomiavdelningen om du har några frågor eller funderingar om ekonomi. För att veta vem du ska vända dig till kan du gå in på medarbetarwebben och titta i Vem ska jag fråga om ekonomi och redovisning under Ekonomi / Kontakt. 

Information

Den huvudsakliga informationen finns på medarbetarwebben under Stöd & Service / Administrativt stöd / Ekonomi. Där finns bland annat länkar till ekonomihandboken, kalender över periodstängningar och sändningar samt information om ekonomisystemen.

Ekonomiavdelningen skickar också ut ekonomimeddelanden ca 16 gånger per år. Dessa informerar om nyheter som rör ekonomiadministrativa rollinnehavare samt tidsscheman för inventeringar, projektöversyn och bokslut. Ekonomimeddelandena skickas ut via mejllistan UBW-info och publiceras även på medarbetarwebben under Stöd & Service / Administrativt stöd /  Ekonomi. 

Som nyanställd kan det vara bra att se vad som står i de senaste ekonomimeddelandena.

Administrativ utbildning

En gång per termin anordnar ekonomiavdelningen utbildningen Ny övergripande ekonom, projektekonom och beslutsstöd. Utbildningen är obligatorisk. 

Det finns även en utbildning för befintliga övergripande ekonomer som heter Fördjupat informationsuttag för övergripande ekonomer och beslutsstöd.

Datum, tid och plats för kurserna skickas ut via ett ekonomimeddelande inför varje nytt utbildningstillfälle.